Cara Membuat Visa Schengen via Kedutaan Besar Portugal

Okaaay, aku akan update pengalamanku apply visa Schengen via Kedutaan Besar Portugal!

Sedikit background, tahun ini aku dan Marcio memutuskan pulang kampung bareng, setelah di postpone beberapa kali karena satu dan lain hal. Pulang kampung Marcio means kita akan visit ke Luxembourg dimana Ibu dan saudara-saudaranya tinggal dan ke Portugal dimana Bapak dan keluarga besarnya tinggal. Baiklah! Setelah cek hari kami berencana akan jalan di tanggal 9 Juni sampai dengan tanggal 29 Juni 2018, mengingat kami berdua dapet off libur lebaran dari kantor masing2. Belilah kami tiket kesana yang harganya, glek! Lumayan untuk jajan setengah tahun. Kami memutuskan beli tiket yang refundable dari Jakarta – Luxembourg PP, rada deg2n juga beli tiket ini mengingat aku belum apply visa Schengen. Dan ya berlanjutlah kegundahan dan kegalauan hari-hariku dengan pengurusan visa Schengen ini.

Kayaknya ga perlu ak jelasin ya apa itu Visa Schengen, intinya Visa ini diperlukan untuk pergi ke beberapa negara di Eropa, salah duanya ya itu ke Luxembourg dan Portugal, dua negara yang akan kami kunjungi. Another background story, awalnya aku berencana untuk apply visa via Kedutaan Besar Belanda karena beberapa alasan: (1) Luxembourg adalah negara tujuanku dan juga negara dimana kami akan stay paling lama selama kami di Eropa sana, dan jika Luxembourg tujuannya, kita bisa apply via Kedutaan Besar Belanda (2) Katanya nih, apply visa Schengen via kedutaan Belanda gampang dan peluang di approvenya gede. Siap! Aku langsung ke websitenya http://www.vfsglobal.com/Netherlands/Indonesia/Bahasa/how-to-apply.html dan mempersiapkan segala persyaratannya. Rencananya aku mau apply tanggal 4 Mei 2018.

Setelah semua dokumen nyaris complete, mulailah ak memberanikan diri untuk bikin jadwal temu. Ehhhh, tak dinyana2, alangkah shocknya diriku, ternyata jadwal wawancara paling cepet itu tanggal 30 Mei 2018, sementara ak mau jalan tanggal 9 Juni 2018. HUWAAAHH!! Mepeet banget, ak bener-bener worry gak keburu! Langsung lah gaswats dan mau nangis aja! Langsung telpon Marcio and dy berusaha buat menenangkan. Kita langsung putar otak dan memutuskan untuk merubah itinerary perjalanan kita jadi stay lebih lama di Portugal, so instead of applying from Netherlands Embassy, aku bisa apply via Kedubes Portugal yang mudah2an bisa kasi jadwal temu lebih cepat. Dag dig dug der! Aku telponlah Kedubes Portugal dan diangkat oleh mbak Rossy yang langsung minta alamat emailku untuk dikirimi persyaratan apply visa di Portugal. Dan horeee, aku bisa ketemu beliau tanggal 4 Mei 2018 dengan membawa dokumen yang diminta. Siap! Aku siapin tuh langsung dokumen2nya persyaratannya:

Mengisi formulir permohonan visa

1. Melengkapi dokumen-dokumen sebagai berikut

• Passport asli. Harus berlaku maksimal enam (6) sebelum masa habis passport
• Pás Foto (2) berwarna, 3×4 cm dengan latar  / background warna putih
• Itinerary / rencana perjalanan yang lengkap dan terperinci
• Fotocopy halaman depan dan belakang passport.
• Untuk short stay business visa, maka diperlukan surat sponsor dari perusahaan (ASLI), surat keterangan kerja (ASLI) dari perusahaan di Indonesia, dan surat undangan dari perusahaan di Portugal
• Surat keterangan kerja / penghasilan. Jika masih pelajar, maka diperlukan fotocopy kartu pelajar
• Untuk tourist visa yang di sponsori oleh individu di Portugal, maka harus ada surat sponsor / Undangan dari pihak Portugal (ASLI). Pengundang dari Portugal, harus mengisi Termo of Responsibility yang di sah kan oleh kantor SEF di Portugal, atau notaris di Portugal
• Konfirmasi pemesanan hotel
• Booking –an ticket pesawat (pulang pergi)
• Rekening tabungan / Koran, tiga (3) bulan terakhir
• Travel Insurance dengan durasi yang sama dengan perjalanan anda
• Fotocopy KTP dan KK yang masih berlaku

Tambahan lainnya (jika diperlukan)

• Jika anak dibawah 18 tahun berpergian dengan hanya salah satu dari orang tua (ayah atau ibu) , maka diperlukan dokumen tambahan yaitu, surat ijin dari pihak orang tua lainnya (bapak / ibu), dalam bahasa inggris dan di cap notaris.
• Jika anak dibawah 18tahun berpergian tanpa orang tua, maka diperlukan dokumen tambahan yaitu, surat ijin dari pihak orang tua, dalam bahasa inggris dan di cap notaris.
• Jika pemohon adalah orang asing yang tinggal di Indonesia, maka harus disertakan KITAS

3. Membuat perjanjian (appointment) untuk penyerahan dokumen visa dan pengambilan data biometric ( foto dan sidik jari) di Kedutaan. Untuk diketahui, bahwa tidak setiap hari kami ada jadwal pengambilan data biometric, oleh karena itu, sangat disarankan untuk membuat perjanjian.

Adapun pengecualian untuk pengambilan data biometric, jika

1) pernah melakukan pengambilan biometic data di negara schengen lainnya setelah 14 Nov 2013.

2) Anak dibawah usia 12 tahun,

3) Pemegang passport diplomat dan service Indonesia yang akan melakukan perjalanan singkat ke Portugal

4) Pemohon aplikasi visa nasional Portugal.

Syarat Pengambilan biometric data :

– dilakukan dari anak berusia 12 tahun keatas

– Softlens / Contact Lens harus dilepas ketika pengambilan foto

Jika anda telah mempunyai data biometric dari Negara schengen lainnya, maka anda hanya menyerahkan dokumen visa ke bagian consular.

4. Melakukan pembayaran visa. Fotocopy. Bukti bayar, mohon diserahkan ke bagian consular pada saat janji temu.

Okay, mari kita bedah satu-satu!

1. MENGISI FORMULIR PERMOHONAN VISA

Karena aku sempat berencana akan apply via Kedubes Belanda, sebenernya aku udah punya dan udah ngisi formulir visa Schengen. Tapi menurut Mbak Rossy, formulir yang dipake bukan formulir itu, tapi formulir lain yang dikeluarkan oleh Kedubes Portugal. Download here! Dan mulailah aku mengisi kembali formulir tersebut:

1. Surname (Family name) (x) Syukur banget namaku cuma dua kata, jadi aku pakai nama terakhirku untuk dimasukkan ke kolom ini.
2. Surname at birth (Former family name(s)) (x) Yang ini sama dengan yang di atas ya.
3. First name(s) (Given name(s)) (x) Nama depan
4. Date of birth (day-month-year) Tanggal lahir dengan Format penulisan : tanggal – bulan – tahun
5. Place of birth : Tempat lahir
6. Country of birth : Negara tempat lahir
7. Current nationality : Nationality at birth, if different: : Diisi hanya jika Kewarganegaraan yang sekarang berbeda dengan negara tempat lahir
8. Sex Jenis kelamin , beri tanda silang pada: Male unt Laki-laki Female unt Wanita
9. Marital Status Status Perkawinan, aku beri tanda silang pada kolom Single
10. In the case of minors: Surname, first name, address (if different from applicant’s) and nationality of parental authority/legal guardian Diisi hanya jika pemohon dibawah umur (dibawah 18 tahun)
11. National identity number, where applicable : Aku tulis nomor KTPku
12. Type of travel document: aku masukin ordinary passport
13. Travel document number Nomor Passport
14. Date of issue Tanggal dikeluarkannya passport
15. Valid until Passpor berlaku sampai Tanggal
16. Issued by Kantor Imigrasi yang mengeluarkan passport, aku tulis Jakarta Selatan
17. Applicant’s home address and e-mail address Telephone number(s) Alamat rumah Alamat email Nomor telephone
18. Residence in a country other than the country of current nationality aku silang No
19. Current occupation Pekerjaan saat ini
20. Employer and employer’s address and telephone number: Aku masukin nama, alamat dan nomor telpon kantorku
21. Main purpose(s) of the journey : Aku masukin tourism (walah lupa banget silang visiting friends/family juga) duuuuhh!
22. Member State(s) of destination Kota di Negara Schengen yang menjadi tujuan: aku masukin LUXEMBOURG and PORTUGAL karena memang kesana tujuan utamanya
23. Member State of first entry aku masukinnya NETHERLANDS disini karena emang pertama mendaratnya di Belanda
24. Number of entries requested: Aku masukinnya multiple entries
25. Duration of the intended stay or transit Indicate number of days : Jumlah hari anda akan tinggal di negara Schengen, aku masukinnya 20 hari. Ya ampuun ngepressnya! Aku polos banget
26. Schengen visas issued during the past three years: Aku pilih No
27. Fingerprints collected previously for the purpose of applying for a Schengen visa No Yes. Date, if known : ………………………………………… No juga
28. Entry permit for the final country of destination, where applicable Issued by………………………………., valid from……………………………..until…………………… Gak aku isi
29. Intended date of arrival in the Schengen area Tanggal tiba di Wilayah Schengen: Aku masukin 10 Juni 2018, karena baru masuk Netherlandsnya tanggal segitu (sesuai tiket)
30. Intended date of departure from the Schengen area Tanggal meninggalkan wilayah Schengen: Aku masukin tanggal 29 Juni 2018
31. Surname and first name of the inviting person(s) in the Member State(s). If not applicable, name of hotel(s) or temporary accommodation(s) in the Member State(s) Address and e-mail address of inviting person(s)/hotel(s)/temporary accommodation(s) Telephone and telefax

Wokeh, khusus poin ini panjang dah ceritanya. Jadi aku rencananya di Luxembourg dan Portugal akan menginap di beberapa tempat, misalnya di rumah orang tua and saudara2nya Marcio dan bisa juga di hotel kalau jalan2 kita dan rumah kluarga Marcio terlalu jauh. Karena gak mau rempong mikirin kapan nginep dimana, dan mau visaku bisa segera diselesaikan, aku memutuskan untuk booking hotel aja. Jadilah aku booking hotel exactly dengan itineraryku selama perjalanan di Eropa.

10 Juni: Check in Hotel di Luxembourg

17 Juni: Check out hotel di Luxembourg dan Check In hotel di Portugal

28 Juni: Check out hotel di Portugal dan Check in di Luxembourg

29 Juni: Check out hotel di Luxembourg

Ada 3 booking yang aku buat, tapi untuk di Luxembourg aku stay di hotel yang sama, so di poin ini aku Cuma masukin 2 nama hotel plus segala info2nya. Kalau mau tanya gimana cara bookingnya, aku booking via Booking.com dengan pilihan bayar di tempat (so aku bisa cancel booking sewaktu2) tapi aku harus masukin nomor credit/debit cardku. Aku masukin debit card VISA mandiri, and voila it works! Langsung joged kesenengan.

32. Name and address of inviting company/organisation Telephone and telefax of company/organisation Surname, first name, address, telephone, telefax, and email address of contact person in company/organisation Hanya diisi jika anda mendapatkan undangan dari instansi, tuliskan nama, alamat dan orang yang dapat dihubungi
33. Cost of travelling and living during the applicant’s stay is covered Aku masukin diriku sendiri dan by cash!
34. Personal data of the family member who is an EU, EEA or CH citizen Aku gak isiin.
35. Family relationship with an EU, EEA or CH citizen : Apa hubungan anda dengan orang di data no.34? Kosong juga
36. Place and date Tanggal dan tempat anda melakukan permohonan Aku masukin tempat dan tanggal
37. Signature tanda tangan

2. MELENGKAPI DOKUMEN-DOKUMEN

• Passport asli. Harus berlaku maksimal enam (6) sebelum masa habis passport

Yes, passportku masih baru juga, jadi persyaratan ini langsung CHECKED!

• Pás Foto (2)  berwarna, 3×4 cm dengan latar  / background warna putih

Karena awalnya aku sempat mau apply visa via Kedutaan Besar Belanda, aku malah udah buat pas foto 3.5×4.5, eh ternyata di Kedubes Portugal persyarannya malah lebih mudah. Baiklah kalua begitu, aku ga usah cetak lagi karena aku udah punya simpanannya. Btw, setelah VISAku jadi, foto ini dikembaliin oleh pihak kedubes.

• Itinerary / rencana perjalanan yang lengkap dan terperinci

Wokeh, karena ini pertama kalinya aku apply visa Schengen, dan sendirian pula, aku berusaha untuk benar-benar mematuhi setiap persyaratannya. Itinerarynya aku buat sedetail mungkin, sampai aku telponan dan terus chat dengan Vera, kakaknya Marcio. Duh, syukurnya doi baek banget dan sangat antusias aku bakal dating kesana. Karena aku apply via Kedubes Portugal, aku buat itinerary yang waktu tinggalku paling lama di Portugal. So, rencananya tanggal 10 Juni-17Juni aku bakal spend times di Luxembourg, 17 Juni-28 Juni aku stay di Portugal, 28-29 Juni aku balik dan stay di Luxembourg. Sumpah, aku bikinnya detail banget perharinya, ada keterangan mau ngunjungin siapa dan kemana aja.

• Fotocopy halaman depan dan belakang passport.
• Untuk short stay business visa, maka diperlukan surat sponsor dari perusahaan  (ASLI), surat keterangan kerja (ASLI) dari perusahaan di Indonesia, dan surat undangan dari perusahaan di Portugal
• Surat keterangan kerja / penghasilan. Jika masih pelajar, maka diperlukan fotocopy kartu pelajar

Untuk poin ini, aku rada ngerempongin HR ku nie. Soalnya aku minta Certificate of Employment yang menyatakan aku benar karyawan di tempatku bekerja berikut jumlah gajiku. Gak cukup itu, aku juga lampirin slip gajiku selama 3 bulan terakhir. Ohya satu lagi, aku minta HRku untuk bantu bikini surat permohonan mendapat VISA dengan menyatakan juga durasi waktu kepergianku dan pernyataan kalua aku gak akan stay disana dan dijamin bakal balik ke Indonesia. Hehehhee, I know, rempong banget ya!

• Untuk tourist visa yang di sponsori oleh individu di Portugal, maka harus ada surat sponsor / Undangan dari pihak Portugal (ASLI). Pengundang dari Portugal, harus mengisi Termo of Responsibility yang di sah kan oleh kantor SEF di Portugal, atau notaris di Portugal

Okay, yang ini gak aku lampiri, karena aku kesana bilangnya disponsori diri sendiri dan juga aku udah book hotel. Sebenernya ini karena aku gak mau ngrepotin keluarganya Marcio di Luxembourg or Portugal. Jadi kalua aku bias dapetin visa tanpa rempongin mereka, aku mending ambil jalan itu. That’s why aku applynya visa turis.

• Konfirmasi pemesanan hotel

Aku udah jelasin sesuai di atas ya.

• Booking –an ticket pesawat (pulang pergi)

Nah untuk ini aku memang udah punya tiketnya. Jadi marcio udah beli tiket kami PP Jakarta-Luxembourg-Jakarta, so soal tiket aku gak terlalu khawatir. Pastikan juga tiketnya refundable ya, jadi kalua misalnya visa gak disapproved, kita bisa dapet uang kita kembali (ya walaupun gak 100%). Tapi karena nervous pihak embassy akan cek apa aku ada tiket PP dari Luxemburg ke Portugal, jadilah aku ke travel agent dan minta dibuatkan bookingan tiket. Hehehhehe, aku bener2 gawat banget, dan worry visaku gak di approve!

• Rekening tabungan / Koran, tiga (3) bulan terakhir

Karena personal accountku di BRI, jadilah aku datang ke BRI. Awalnya aku mau minta bank statement juga, tapi ternyata bank statement harus dibuat di BRI Cabang dimana akunku dibuka. Waaah, itu mah di Singaraja. Jadilah aku batal minta bank statement (yang sebenernya gak diminta juga sih sama pihak embassy, Cuma akunya aja yang nervous). Aku print rekening tabungan aja, Cuma 5ribu per lembar dan aku bayar sekitar 40ribuan.

• Travel Insurance dengan durasi yang sama dengan perjalanan anda

Aku pakai ACA Smart Travel Insurance. Kalau gak salah sekitar 500an lebih dikit. Kenapa ACA? Karena menurut informasi, kalau visaku ternyata ga bisa keluar, aku bisa refund uangku berapa persennya gitu. Ya syukurlaaah!

• Fotocopy KTP dan KK yang masih berlaku

Yang ini gak hanya sekedar aku fotokopi, tapi aku translate juga di penerjemah tersumpah seharga 60ribu perlembar HUAHAHAHHA, see? Aku nervous banget. Jadi yang seharusnya gak ada di persyaratan, aku bikini juga ckckckckk.

3. MEMBUAT PERJANJIAN (APPOINTMENT) UNTUK PENYERAHAN DOKUMEN VISA

Harus aku akui nie, informasi apply visa di Kedubes Portugal kurang jelas kalau dibandingin dengan Kedubes Belanda. Akhirnya yang aku lakukan, dan aku sarankan kalian lakukan adalah, google Kedubes Portugal dan nanti ada infonya sbb:

Address: Jl. Indramayu No.2A, RT.1/RW.5, Menteng, Kota Jakarta Pusat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10230

Phone: (021) 31908030

Langsung aku telpon tanpa babibu lagi dan diangkat oleh Ibu Rossy yang tahu bener apa yang kita perluin. Doi minta alamat email kita dan langsung menginformasikan kapan dan dimana kita harus menghadap dengan dokumen2 kita. Wish you luck! Btw aku bakal ceritain proses appointment ini, maybe di tulisan berikutnya ya. Karena ini udah puanjaaang banget.

4. MELAKUKAN PEMBAYARAN VISA.

Saking nervousnya, aku ga ada clue sama sekali aku harus bayar sebelum menyerahkan dokumen. Aku kira akan ketemu dulu dan setelahnya baru aku bayar (berasa ke praktek dokter gitu) hadeeeeh! Syukur banget ada ATM BRI deket sana, dan Ibu Rossy juga gak keliatan marah dengan kelalaianku ini. Doi minta aku segera transfer dan bawa bukti pembayarannya pas aku balik. FYUUUUHH! Syukurlah. Aku bayar visa ini sekitar 1.028.000. Jadi gak seperti Kedubes Belanda yang mau kita bawa cash, disini uangnya bisa kita transfer. Yang aku suka banget! Karena paling males bawa cash banyak2. Dan voila! Semua persyaratan terpenuhi,

Daaaaaaaaaannnnn, seminggu setelah aku apply, tepatnya hari ini (11/5/2018), aku dapet visaku. Yeaaayyy!! Cepeeeett banget! Visa Schengen pertamaku dan dibikin sendiri pula. Walau rada nervous sampai gak bisa tidur, sampai juga visaku ini ditangan. Happy banget, campur aduklah semuanya. 

Guys yang pengen tau proses interviewnya di Kedubes kaya gimana, bisa lanjut baca tulisanku di sini ya.

Okay deh, aku akhiri dulu tulisanku disini ya, ampuuun panjang bangeett! Next time aku sambung lagi. Wishing me and my fiancé fruitful trips to Luxembourg and Portugal ya ^__________^